Tabelle
Titel, Status, Farbe, Aufgabentyp, Priorität, Fälligkeit, Zuständigkeit und Bezug in Spalten. Filter grenzen nach Status, Termin, Person und weiteren Merkmalen ein. Auf dem Smartphone wird daraus eine Liste.
Aufgaben
Was zu tun ist.
Wer es tut. Bis wann.
Rückruf, Aufmaß, Nachfassen, Montagevorbereitung, Wartung: In FLAMOX365 bündeln Aufgaben persönliche, teambezogene und automatisch erzeugte Arbeit. Jede mit Bezug zum Interessenten, Kunden oder Vorgang, mit klarer Fälligkeit und in drei Ansichten, die denselben Stand zeigen.
- Offen
- 12
- Heute
- 3
- Überfällig
- 1
- 10:00Rückruf Erika MusterfrauAnruf · InteressentinHoch
- 12:30Aufmaß Familie MustermannObjektprüfung · Kunde
- 15:00Angebot Holzbau Nord nachfassenNachfassen · Vorgang
- GesternAnzahlung Mustermann prüfenZahlung · Rechnung
01Tabelle, Kalender, Ablauf
Drei Ansichten. Ein Stand.
Dieselben Aufgaben, so wie du sie gerade brauchst: Als Tabelle zum Filtern, im Wochenkalender zum Planen oder im Ablauf mit Statusspalten. Was du anlegst, änderst oder abschließt, erscheint sofort in allen geöffneten Ansichten und in der Tagesübersicht.
Kalender
Die Woche auf einen Blick, Aufgaben in ihrer gewählten Farbe. Überschneidungen stehen nebeneinander, die Woche bleibt in der Adresse und lässt sich teilen. Auf dem Smartphone blätterst du tageweise.
Ablauf
Statusspalten für Offen, In Bearbeitung, Erledigt und Abgebrochen. Jede Karte zeigt Priorität, Typ, Termine und die Zuständigen. Spalten lassen sich einklappen.
- Offen
- In Bearbeitung
- Erledigt
- Abgebrochen
Rechtsklick genügt. In jeder Ansicht öffnet derselbe Rechtsklick die gewählte Aufgabe, kopiert ihren direkten Link oder ändert mit Schreibrecht Farbe und Zuständigkeit.
02Im Detail
Vom Rückruf bis zur Wartung.
Gemeinsam zuständig
Eine Aufgabe. Das ganze Team im Blick.
Eine Aufgabe kann einer oder mehreren Kolleginnen und Kollegen derselben Organisation gehören. Wer Aufgaben schreiben darf, weist sie zu, ohne dafür die Benutzerverwaltung zu brauchen. Zu neuen, zugewiesenen und abgeschlossenen Aufgaben erhält jede zugewiesene Person eine E-Mail in ihrer Sprache.
- Fälligkeit, Priorität und Signatur der Organisation in der E-Mail
- Der Personenfilter findet alle Aufgaben einer Person
- Profilbilder oder Initialen zeigen, wer dran ist
Direkt am Vorgang
Angelegt, wo die Arbeit entsteht.
Interessenten, Kunden, Vorgänge, Rechnungen, Schornsteinfeger und Neuigkeiten starten über ihr Kontextmenü dieselbe Aufgabenanlage, mit vorausgewähltem Bezug. Bei Interessenten und Vorgängen wird die verantwortliche Person gleich übernommen. Der Aufgabentyp bestimmt, welche Bezüge passen.
- Bezug zu Interessent, Kunde, Auftrag und weiteren Vorgängen
- Ein Anruf gehört zu einem Interessenten, Kunden oder Telefonkontakt
- Ungespeicherte Eingaben am Interessenten bleiben erhalten
Neue Aufgabeaus dem Interessenten Erika Musterfrau
Beispiel
- Titel
- Rückruf Erika Musterfrau
- Aufgabentyp
- Anruf
- Priorität
- Hoch
- Interessent
- Erika Musterfrauvorausgewählt
- Zugewiesen
- Max Mustermannübernommen
- Fällig
- Morgen, 10:00 Uhr
Erst „Speichern“ legt die Aufgabe an. Ein abgebrochenes Formular hinterlässt nichts.
Wiederkehrend
Einmal festgelegt. In einem Satz zusammengefasst.
Für wiederkehrende Arbeit wie die Wartung legt ein eigener Seitendialog den Rhythmus fest (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich), dazu Abstand, Wochentage oder Monatsregel, Uhrzeit und Ende. Das Aufgabenformular fasst die Regel in einem verständlichen Satz zusammen.
- Wochentage oder Monatsregel, zum Beispiel jeden ersten Montag
- Ganztägig oder mit fester Uhrzeit
- Ende nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl von Terminen
Wiederholung festlegenWartung Hotel Bergblick
Beispiel
Rhythmus
TäglichWöchentlichMonatlichJährlich
- Wiederholen
- jedes Jahr
- Zeitpunkt
- Mit Uhrzeit · 09:00 Uhr
- Ende
- Nach Anzahl · 5 Termine
Zusammenfassung
Jährlich um 09:00 Uhr
Endet nach 5 Terminen.
Kommentare und Aktivität
Jede Absprache. Jede Änderung.
Im Aufgabendialog stehen alle Kommentare mit Person und Zeitpunkt, auch die vom KI Assistenten. Anhänge bis 50 MB liegen geschützt an der Aufgabe. Die Aktivität zeigt Anlage, Änderungen, Zuständigkeit, Statuswechsel und Abschluss mit „alt → neu“, dazu automatische Folgen aus Workflows, Rechnungen, Mahnwesen und Montagen.
- Kommentare sofort, ohne die Aufgabe zu speichern
- Zwischenstände als Ergebnisnotiz, etwa ein erfolgloser Anrufversuch
- Verknüpfte Datensätze mit ihrem Namen zum Zeitpunkt der Änderung
AktivitätAufmaß Familie Mustermann
Beispiel
Status
In Bearbeitung → ErledigtErika Musterfrau · 23.09., 11:42Anhang
Aufmaß-Wohnzimmer.pdf hinzugefügtErika Musterfrau · 23.09., 11:40Kommentar
„Schornstein geprüft, Maße folgen.“Erika Musterfrau · 22.09., 16:05Fälligkeit
22.09., 12:30 → 23.09., 09:00Erika Musterfrau · 22.09., 08:16
Nachrichtentexte erscheinen nie in der Aktivität.
KI Assistent für Aufgaben
Beschreiben genügt.
Beschreibe eine Aufgabe in eigenen Worten oder lass den aktuellen, noch ungespeicherten Stand prüfen. Der KI Assistent liefert Vorschläge für Inhalt und Planung, die du einzeln oder mit „Alle konfliktfreien übernehmen“ übernimmst. Zuständigkeit, Bezüge, Status und Abschluss legst du selbst fest.
- Titel, Beschreibung, Typ, Priorität, Kategorie und Termine als Vorschlag
- In der Seitenleiste fragst du: „Was steht heute für mich an?“
- Bei Workflow-Aufgaben nur Vorschläge für Ergebnis und nächste Aktivität
Aufgabe beschreibenKI Assistent im Aufgabendialog
Beispiel
„Morgen früh Erika Musterfrau zurückrufen. Sie möchte einen Beratungstermin für einen wasserführenden Kaminofen.“
BereitAus deiner Beschreibung habe ich einen Rückruf für morgen vorbereitet. Wer anruft und zu welchem Interessenten die Aufgabe gehört, legst du selbst fest.
TitelRückruf Erika Musterfrau
ÜbernehmenAufgabentypAnruf
ÜbernehmenFälligkeitMorgen, 09:00 Uhr
Übernehmen
03Geführte Abläufe
Der nächste Schritt kommt von selbst.
Fachliche Prozesse wie der Erstkontakt mit einem Interessenten arbeiten mit Workflow-Aufgaben. Sie fragen genau die Angaben ab, die der nächste Schritt braucht, und führen den Vorgang mit dem gewählten Ergebnis weiter.
- Workflow-AufgabeErstkontakt bearbeitenKategorie und Bezüge legt der Prozess fest.
- Ergebnis wählenTermin vereinbartDieses Ergebnis verlangt die nächste Aktivität.
- PflichtangabeBeratung am Donnerstag, 10:00 UhrAbgefragt wird genau, was der nächste Schritt braucht.
- FortsetzungDer Vorgang geht weiterDas Ergebnis stößt den passenden Folgeschritt an.
- Definierte ErgebnisseEin Schritt endet mit einem fachlich zulässigen Ergebnis. Manche Ergebnisse verlangen weitere Angaben, etwa die nächste Aktivität.
- Automatische FortsetzungDas Ergebnis stößt den passenden Folgeschritt im Vorgang an.
- Rechte bleiben RechteAusführen kann nur, wer die Rechte für Aktion und Vorgang hat. Vom Prozess festgelegte Bezüge bleiben schreibgeschützt.
- Nichts doppeltWiederholte Abschlüsse und Ereignisse werden nur einmal verarbeitet. Unterbrochene Abläufe werden erneut zugestellt und mit dem fachlichen Stand abgeglichen.
04Im Alltag
Im Büro, im Auto, auf der Baustelle.
Auf dem Smartphone
Eine Liste statt der Tabelle, ein Tag im Kalender und die Statusspalten untereinander. Der vollständige Aufgabendialog bleibt bedienbar.
Deine Woche in der Seitenleiste
Ein Wochenstreifen mit Punkten für Tage mit Aufgaben, dazu Offen, Heute und Überfällig. Ein Plus legt eine Aufgabe für den gewählten Tag an.
Überfällige Aufgaben
Ein eigener Arbeitsbereich hebt überzogene Aufgaben hervor.
Verfügbarkeit im Team
Arbeits- und Abwesenheitszeiten stehen als Kalenderdaten bereit. Überschneidungen und fehlende Verfügbarkeit werden bei der Planung erkennbar.
Mitteilungen im Browser
Auf Wunsch meldet sich der Browser, wenn sich bei deinen Aufgaben etwas tut. Die Kategorie schaltest du getrennt von anderen Bereichen ein und aus.
Geführte Tour
Eine pausierbare Hilfe erklärt den Aufgabendialog Stelle für Stelle, bis zur Wiederholung.
05Häufige Fragen
Was du über Aufgaben wissen willst.
Wer sieht meine Aufgaben?
Aufgaben gehören zu deiner Organisation. Sehen kann sie, wer das Leserecht für Aufgaben hat, bearbeiten, wer das Schreibrecht hat. Andere Organisationen sehen nichts davon.
Kann eine Aufgabe mehreren Personen gehören?
Ja. Eine Aufgabe kann einer oder mehreren Personen derselben Organisation zugewiesen werden. Jede bekommt eine E-Mail in ihrer Sprache.
Gibt es wiederkehrende Aufgaben?
Ja. Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, mit Abstand, Wochentagen oder Monatsregel, Uhrzeit und Ende. Das Formular fasst die Regel in einem Satz zusammen.
Funktioniert das auch auf dem Smartphone?
Ja. Statt der Tabelle erscheint eine Liste, der Kalender zeigt einen Tag, und die Ablaufansicht stellt die Statusspalten untereinander dar.
Legt der KI Assistent Aufgaben selbst an?
Nur so, wie du es erlaubst. Im Aufgabendialog liefert er Vorschläge, die du übernimmst. Wie viel er sonst selbst tun darf, bestimmst du über seinen Modus. Kritische Aktionen bleiben immer bestätigungspflichtig.
Wer macht was bis wann?
Schreib uns, wie dein Team heute plant, vom Rückruf über das Aufmaß bis zur jährlichen Wartung. Wir erklären dir, wie das in FLAMOX365 läuft.
FLAMOX365 ist noch nicht erhältlich, bis zum Start dauert es noch etwas.