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Kontakt

Für Ofenbaubetriebe

Dein Betrieb. Ein Ablauf.

Vom ersten Anruf bis zur Wartung Jahre später: FLAMOX365 führt Vertrieb, Montage und Finanzen in einem System zusammen. Jede Station kennt den Stand der vorherigen, und niemand tippt etwas zweimal ab.

Kontakt aufnehmen
Vorgänge in der Ablaufansicht mit den Spalten Angebot, Daten unvollständig und Daten vollständig

01Neun Stationen, ein Datenstand

Was dein Team damit macht.

Jeder Bereich arbeitet mit demselben Auftrags- und Datenkontext. Hier siehst du die Stationen eines Auftrags so, wie sie im Portal aussehen.

Interessenten und Beratung

Kein Interessent geht mehr verloren.

Herkunft, Kontaktwege und Einwilligung sind beim ersten Anruf erfasst. Die Dublettenprüfung warnt schon während der Eingabe, die Qualifizierung legt den nächsten Schritt als Aufgabe an, und ein E-Mail-Funnel fasst nach, wenn sich jemand nicht meldet.

  • Beratungsprotokoll mit Raum, Brennstoff, Einbausituation und Budget, jede Fassung bleibt erhalten
  • Produktempfehlung passend zum Bedarfsprofil, direkt aus deinem Katalog
  • Übernahme zum Kunden mit dokumentierter Einwilligung
Beratung mit brennbaren Flächen, Raummaßen, Raumvolumen und geplantem Budget

Vorgänge

Ein Vorgang. Der ganze Auftrag.

Angebot, Auftrag, Montage und Rechnung hängen an einem Vorgang. Die Ablaufansicht zeigt, was in welchem Status steht, das Prozessdiagramm, was als Nächstes passiert und wer dran ist.

  • Tabelle und Ablaufansicht nach Status
  • Revisionen statt Kopien: Jede Änderung bleibt nachvollziehbar
  • Kundeninformation per E-Mail bei wichtigen Statuswechseln
Prozessdiagramm eines Angebots mit Unterschrift und dem aktuellen Schritt „Kundenrückmeldung abwarten“

Angebot und Unterschrift

Angebot raus. Unterschrift rein.

Du bereitest das Angebot vor, prüfst die PDF-Revision und gibst sie frei. Interessenten öffnen es über einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link, bestätigen die Pflichtangaben und unterschreiben im Browser. Ohne App, ohne Ausdruck, ohne Scan.

  • Jede PDF-Revision bleibt erhalten
  • Kundenseite mit Inhaltsverzeichnis und Pflichtbestätigungen
  • Elektronischer Widerruf über einen eigenen Link je Vertrag
Kundenseite mit Bestätigungen und der digitalen Unterschrift von Erika Musterfrau

Auftrag und Zahlung

Verbindlich bestellt. Sauber bezahlt.

Liefertermin, Zahlungsvereinbarung und Ratenplan stehen im Angebot. Mit „Zahlungspflichtig bestellen“ wird der Auftrag verbindlich. Bei Ratenzahlung sind Rate, Finanzierungskosten, Gesamtbetrag und Fälligkeiten vorher klar.

  • Sofort- oder Ratenzahlung je Auftrag
  • Zahlungsstand je Rate
  • Automatische Zahlungskommunikation, die du einschalten kannst
Auftrag mit Liefertermin, Zahlungsvereinbarung und Ratenzahlung über 12 Monate

Montage

Vor Ort abgehakt. Im Büro sofort sichtbar.

Du beauftragst die Montage mit Team, Termin und Schrittcheckliste. Das Montageteam sieht nur seine Einsätze, hakt Schritte ab, dokumentiert Beanstandungen und Fotos und holt die Unterschrift ein. Danach ist das Protokoll unveränderlich.

  • Kalender mit Montageteams und Terminen
  • Schrittcheckliste vom Aufstellort bis zum Probeheizen
  • Abschlussprotokoll als Nachweis im Vorgang
Neue Montage beauftragen: Auftrag, Montageteam und Termin im Kalender auswählen

Rechnungen und Mahnwesen

Rechnung ohne Abtippen.

Aus dem Abrechnungsplan des Auftrags entstehen die Rechnungsentwürfe, etwa eine Anzahlungs-, eine Teilzahlungs- oder die Schlussrechnung. Nach deiner Freigabe erzeugt FLAMOX365 PDF und XRechnung, überwacht die Zahlung und bereitet Erinnerungen und Mahnungen vor. Versendet wird erst, wenn du freigibst.

  • PDF und XRechnung aus einem Stand
  • Mahnstufen mit Freigabe und Pause
  • sevDesk und Lexware laufend, DATEV als Buchungsexport
Mahnwesen einer Rechnung mit Zahlungserinnerung, die zur Freigabe bereitsteht

Aufgaben, Chat und Telefonie

Das Team weiß, was zu tun ist.

Aufgaben entstehen dort, wo die Arbeit anfällt: Aus der Qualifizierung, dem Angebot oder der Montage. Kalender, Ablaufansicht und geführte Workflows zeigen, wer was bis wann erledigt. Im Teamchat verweist ein „@“ direkt auf Vorgänge, Kunden oder Montagen.

  • Aufgaben als Liste, Kalender oder Ablauf
  • Teamchat mit Verweisen auf Datensätze
  • Click-to-Call über Microsoft Teams Phone oder die Telefonanlage im FirmennetzVorschau
Aufgaben im Wochenkalender mit Rückruf, Aufmaß, Wartung und Schornsteinfeger-Abnahme

AuswertungenVorschau

Zahlen, die du selbst zusammenstellst.

Auftragseingang, Produktmix, Umsatz nach Hersteller oder Verkäufer: Die Startseite zeigt die wichtigsten Kennzahlen, Berichte stellst du mit Filter, Gruppierung und Diagramm selbst zusammen. Jede Person sieht nur, was sie sehen darf.

  • Frei konfigurierbare Berichte mit Diagrammen
  • Kennzahlen direkt auf der Startseite
  • Exporte nach deinem Tarif
Bericht „Gefragte Feuerstätten“ als Kreisdiagramm mit Kaminöfen, Pelletöfen, Kachelöfen und Speicheröfen

Kunden und Service

Auch Jahre später weißt du alles.

Kontakte, Vorgänge, Dokumente und der Änderungsverlauf bleiben in der Kundenakte. Steht die Wartung an, baut der nächste Vorgang auf allem auf, was schon da ist. Zuständige Schornsteinfeger stehen im eigenen Verzeichnis bereit.

  • Kundenakte mit Verlauf: Wer hat wann was geändert
  • Schornsteinfeger-Verzeichnis mit Kontakten
  • Folgeaufträge ohne Neuerfassung
Änderungsverlauf eines Kunden: Notiz von „Kaminofen fürs Wohnzimmer“ zu „Kaminofen, Schornstein vorhanden“ geändert

02Rollen und Rechte

Jeder sieht, was er braucht. Und nur das.

Zehn Standardrollen von Geschäftsführung bis Montageteam, dazu Einzelrechte für sensible Bereiche wie Preise. Die Berechtigung prüft FLAMOX365 bei jeder Anfrage auf dem Server.

Geschäftsführung

Pipeline, Auftragseingang und Umsatz nach Hersteller oder Verkäufer auf einen Blick. Rollen und Berechtigungen legst du fest.

  • Kennzahlen auf der Startseite
  • Eigene Berichte, zum Beispiel Auftragseingang je Monat
  • Rollen, Benutzer und Organisationseinstellungen
Bericht „Auftragseingang je Monat und Ofentyp“ als Balkendiagramm für Kaminofen, Kachelofen, Pelletofen, Specksteinofen und Systemkamin

03Rund um den Auftrag

Und das gehört auch dazu.

Alle Funktionen ansehen

Dokumente in deinem Design

Angebote, Aufträge und Rechnungen mit eigenem Layout, Logo und Rechtstexten.

E-Mails mit Absender deines Betriebs

Versand über dein eigenes Postfach, zum Beispiel Microsoft 365, mit Vorlagen und Designs.

Gesetzestexte an einem Ort

AGB, Widerrufsbelehrung und weitere Texte versioniert und in Dokumenten eingebunden.

Provisionen

Prozentuale Regeln je Hersteller und Person, monatliche Abrechnung mit Nachweis.

Schornsteinfeger-Verzeichnis

Zuständige Schornsteinfeger mit Kontakten, direkt mit Aufgaben verknüpft.

Neuigkeiten fürs Team

Interne Meldungen mit Titelbild, Sichtbarkeitszeitraum und Bewertung.

Oberfläche in fünf Sprachen

Derzeit Deutsch, Englisch, Italienisch, Niederländisch und Ukrainisch, weitere Sprachen folgen nach und nach. E-Mails und Neuigkeiten in bis zu 184 Inhaltssprachen.

Auf jedem Gerät

Am Rechner, Tablet und Smartphone, auf Wunsch als installierte Web-App.

Geführte Touren

Erklärungen direkt in der Oberfläche, dazu Erklärvideos mit Untertiteln.

04Häufige Fragen

Kurz gefragt. Klar beantwortet.

Muss ich etwas installieren?
Nein. FLAMOX365 läuft im Browser auf Rechner, Tablet und Smartphone. Auf Wunsch installierst du das Portal als Web-App auf deinem Gerät.
Brauchen Interessenten ein Konto, um zu unterschreiben?
Nein. Sie bekommen einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link, prüfen dort das Angebot und unterschreiben direkt im Browser.
Kann ich mein Buchhaltungsprogramm behalten?
Ja. sevDesk und Lexware werden laufend verbunden, für DATEV erzeugt FLAMOX365 einen Buchungsexport. Die Verbindung ist freiwillig.
Sehen andere Betriebe oder Hersteller meine Daten?
Nein. Jeder Betrieb ist ein eigener, getrennter Mandant. Auch Hersteller hätten keinen Einblick in die Daten deines Betriebs.
Wie lernt mein Team das System?
Mit geführten Touren direkt in der Oberfläche, Erklärvideos mit Untertiteln und dem KI Assistenten, der Fragen zur Bedienung beantwortet.
Was passiert, wenn mein Montageteam vor Ort kein Büro hat?
Das Team arbeitet am Smartphone oder Tablet: Checkliste abhaken, Fotos und Beanstandungen erfassen, Unterschrift einholen. Das Büro sieht das Ergebnis sofort im Vorgang.

Fragen zu FLAMOX365? Schreib uns.

Ob Ablauf, KI, Produktdaten oder Sicherheit: Wir beantworten deine Fragen gern per E-Mail.

FLAMOX365 ist noch nicht erhältlich, bis zum Start dauert es noch etwas.

Kontakt aufnehmen mail@flamox365.com